trung tâm tin học

CÁC HÀM TRONG EXCEL THƯỜNG SỬ DỤNG TRONG VĂN PHÒNG

Excel là một công cụ có giá trị đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay vì nó có thể tự động thực hiện nhiều phép toán mà bạn không cần phải thực hiện bất kỳ thao tác nào. Bạn có thể quen thuộc với một số công thức cơ bản, như SUM và AVERAGE,... Tuy nhiên, để mở rộng kiến thức về Excel, hôm nay VITC sẽ chia sẻ các hàm trong Excel vô cùng hữu ích, giúp bạn làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

1. Hàm SUM.

Hàm SUM là hàm cơ bản mà bất kỳ ai mới bắt đầu sử dụng Excel cũng phải biết đến. Hàm SUM được dùng để tinhd tổng một dãy số hoặc phạm vi ô. Sử dụng hàm SUM giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi tính toán khi phải làm việc với nhiều dữ liệu.

• Cú pháp hàm: =SUM(giá trị 1, giá trị 2, ...)
• Ví dụ: Bạn có bảng doanh thu hàng tháng từ ô A1 đến A10. Để tính tổng doanh thu, bạn sử dụng hàm: =SUM(A1:A10)
• Hàm SUM sẽ cộng tất cả các giá trị trong phạm vi từ A1 đến A10 và cung cấp tổng doanh thu cho bạn.
• Lưu ý: Những giá trị ở đây là những số thực hoặc là số trong ô cụ thể trong bảng tính.

2. Hàm AVERAGE.

Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của một dãy số hoặc phạm vi ô để người xem hiểu rõ hơn về dữ liệu. Đây là công cụ quan trọng trong việc phân tích cu hướng dữ liệu, đánh giá hiệu suất từ đó đưa ra chiến lược và kế hoạch hoạt dựa trên dữ liệu thực tế.

• Cú pháp hàm: =AVERAGE(giá trị 1, giá trị 2, ...)
• Ví dụ: Để tính điểm trung bình của học sinh từ ô A1 đến A10, bạn sử dụng hàm : =AVERAGE(A1:A10)
• Hàm AVERAGE sẽ tính trung bình  của lớp, giúp bạn tính tổng quan về thành tích học tập của học sinh.

3. Hàm COUNT.

Hàm COUNT đếm số lượng ô chứa dữ liệu số trong một phạm vi. Công cụ này giúp bạn kiểm tra số lượng mục nhập, phát hiện các ô bị bỏ trống hoặc lỗi nhập liệu và hỗ trợ trong việc tổng hợp dữ liệu cho báo cáo.

• Cú pháp: =COUNT(giá trị 1, giá trị 2, …)
• Ví dụ: Để đếm số ngày có doanh thu từ ô C1 đến C30, bạn sử dụng hàm: =COUNT(C1:C30)
• Hàm COUNT sẽ cung cấp số lượng ô có chứa dữ liệu số, giúp bạn theo dõi và phân tích dữ liệu bán hàng hiệu quả.

4. Hàm IF.

Hàm IF thực hiện các phép toán điều kiện, cho phép bạn kiểm tra một điều kiện và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng, một giá trị khác nếu điều kiện đó sai. Hàm IF hỗ trợ phân loại dữ liệu, đưa ra các quyết định tự động và tùy chỉnh báo cáo theo điều kiện. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác trong phân tích dữ liệu.

• Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
• Ví dụ: Để kiểm tra điểm số trong ô D1 có đạt yêu cầu (trên 60) hay không: =IF(D1 > 60, “Đạt”, “Không đạt”)
• Hàm IF sẽ trả về “Đạt” nếu giá trị trong ô D1 lớn hơn 60 và “Không đạt” nếu ngược lại.

5. Hàm HLOOKUP.

Trong số các hàm trong Excel, hàm HLOOKUP tương tự như VLOOKUP nhưng tìm kiếm giá trị theo hàng ngang thay vì cột dọc, phù hợp với các bảng báo cáo hoặc dữ liệu được tổ chức theo hàng.

• Cú pháp: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])
• Ví dụ: Để tìm doanh thu của “Tháng 3” trong bảng báo cáo từ A1 đến E5: =HLOOKUP(“Tháng 3”, A1:E5, 2, FALSE)
• Hàm HLOOKUP sẽ trả về doanh thu của tháng 3 từ hàng thứ hai của bảng, giúp bạn nhanh chóng tra cứu thông tin.

6. Hàm VLOOKUP.

Hàm VLOOKUP tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị từ cùng hàng trong cột khác, giúp tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu dữ liệu và kết hợp thông tin từ nhiều nguồn. Hàm này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc với các bảng dữ liệu lớn và cần tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

• Cú pháp: =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
• Ví dụ: Để tìm giá của “Sản phẩm X” trong bảng giá sản phẩm từ A1 đến C10: =VLOOKUP(“Sản phẩm X”, A1:C10, 3, FALSE)
• Hàm VLOOKUP sẽ trả về giá của sản phẩm X từ cột thứ ba của bảng, giúp bạn tra cứu giá nhanh chóng và chính xác.

7. Hàm INDEX.

Hàm INDEX trả về giá trị của một ô trong bảng dựa trên chỉ số hàng và cột. Đây là công cụ mạnh mẽ để truy xuất dữ liệu từ bảng hoặc phạm vi ô, thường được kết hợp với hàm MATCH để tạo các phép tra cứu nâng cao.

• Cú pháp: =INDEX(array, row_num, [column_num])
• Ví dụ: Để lấy giá trị tại hàng thứ 4, cột thứ 2 trong bảng từ A1 đến C10: =INDEX(A1:C10, 4, 2)
• Hàm INDEX sẽ trả về giá trị của ô tại vị trí cụ thể trong bảng, giúp bạn truy xuất dữ liệu chính xác từ bảng.

8. Hàm TEXT.

Hàm TEXT chuyển đổi giá trị số hoặc ngày tháng thành chuỗi văn bản với định dạng cụ thể, giúp bạn định dạng dữ liệu số hoặc ngày tháng theo yêu cầu.

• Cú pháp: =TEXT(value, format_text)
• Ví dụ: Để định dạng số tiền trong ô A1 theo hình thức tiền tệ: =TEXT(A1, “$#,##0.00”)
• Hàm TEXT sẽ chuyển đổi số thành chuỗi văn bản với định dạng tiền tệ, giúp bạn trình bày thông tin tài chính một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

Sử dụng đúng các hàm Excel là một kỹ năng thiết yếu cho dân văn phòng giúp các bạn thực hiện các phép toám cũng như làm việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng bài viết mà VITC chia sẻ với bạn ngày hôm nay có thể giúp bạn áp dụng vào công việc một cách tốt nhất.

Dưới đây là một số bài viết về Excel bạn có thể tham khảo thêm.

Cách khôi phục file excel chưa lưu, bị đè, bị xoá siêu đơn giản!

Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trang trong Excel khi in

Cách cố định cột, dòng trong Excel.