Hướng dẫn cách sử dụng hàm Rank trong Excel

Hàm Rank trong Excel là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng phân loại và sắp xếp dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong bối cảnh dữ liệu đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định, việc hiểu rõ và biết cách sử dụng hàm Rank là điều không thể thiếu cho bất kỳ người dùng Excel nào. Trong bài viết này, VITC sẽ giúp bạn hiểu hơn về hàm Rank cũng như cách sử dụng Hàm Rank trong Excel.

Hàm Rank trong phần mềm Excel là gì?

Về cơ bản, Hàm Rank trong Excel là hàm được dùng để sắp xếp, phân hạng dữ liệu, số liệu. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp, phân hạng dữ liệu từ cao đến thấp hoặc từ thấp đến cao.

Nó có chức năng tương đối giống với khi ta Sort các dữ liệu Data nhưng lại ưu việt hơn và dễ quản lý hơn.

Các trường hợp cần sử dụng hàm Rank:

• Khi bạn muốn xếp hạng các dữ liệu từ cao đến thấp.
• Khi bạn muốn xếp hạng các dữ liệu từ thấp đến cao.
• So sánh và phân loại dữ liệu dựa trên tiêu chí cụ thể
• Hỗ trợ trong việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và xếp hạng

Cú pháp hàm Rank trong Excel

Công thức cơ bản và cú pháp sử dụng: RANK(number, ref, [order])

Trong đó:

• number: Là giá trị cần xác định xếp hạng. Giá trị này có thể là một số cụ thể hoặc một ô chứa số.
• ref: Danh sách, khối dữ liệu cần sắp xếp.
• [order]: Là một tham số tùy chọn. Thứ tự cần sắp xếp, kiểu sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần). Trong trường hợp order = 0 (hoặc không có tham số này) thì sẽ tính từ cao xuống thấp. Còn order = 1 sẽ xếp từ thấp lên cao.

Như vậy, thông qua việc hiểu rõ cách hoạt động và cú pháp của hàm Rank, người dùng có thể ứng dụng linh hoạt trong nhiều tình huống khác nhau khi làm việc với dữ liệu trong phần mềm Excel.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm Rank trong Excel chi tiết nhất

1. Xếp theo thứ tự từ cao xuống thấp

Ví dụ: Mình có 1 bảng tổng hợp số điểm của các học sinh và mình sẽ dùng hàm RANK để xếp hạng cho từng bạn.

Bước 1: Tại ô đầu tiên trong cột Xếp hạng > Nhập công thức =RANK(B2,$B$2:$B$8,0)

Trong đó:

• B2: là số cần tìm thứ hạng (điểm số của học sinh đầu tiên).
• $B$2:$B$8: là danh sách số, chính là cột Điểm số. Bạn kéo từ B2 đến B5 và nhấn F4 để cố định.
• 0: là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (điểm số cao nhất sẽ đứng thứ hạng 1).

Tại ô đầu tiên trong cột Xếp hạng > Nhập công thức =RANK(B2,$B$2:$B$5,0)

Bước 2: Sau khi nhấn Enter chúng ta sẽ có kết quả là 7, nghĩa là bạn Nguyễn Thị Thu Hoài xếp hạng với 5 điểm.              

Nhấn Enter để hiển thị kết quả cho ô đã nhập công thức

Bước 3: Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng > Kéo xuống dưới là xong.

Bước 4: Và đây là kết quả:

Kết quả xếp hạng

Lưu ý:

• Trong trường hợp có những số trùng nhau thì chúng sẽ có thứ hạng bằng nhau và gây ảnh hưởng tới thứ hạng về sau.
• Ví dụ: Nếu số 8 xuất hiện 2 lần thì cả hai bạn sẽ cùng hạng 3 và lúc này số 7 sẽ là hạng 5 và không hề có hạng 4.

Trường hợp bị đồng hạng khi sử dụng hàm RANK

2. Xếp theo thứ tự từ thấp lên cao

Lưu ý: Ở trường hợp xếp này cần tính đảo ngược, nghĩa là ai có điểm số cao sẽ đứng xếp hạng cuối trong danh sách. Ở đây chúng ta sẽ thay số 0 thành số 1.

Ví dụ: Mình sẽ sử dụng hàm RANK để xếp hạng điểm của các bạn học sinh ở ví dụ này theo thứ tự từ thấp đến cao:

Bước 1: Nhập công thức ở ô xếp hạng đầu tiên là =RANK(B2,$B$2:$B$8,1)

Nhập công thức ở ô xếp hạng đầu tiên là =RANK(B2,$B$2:$B$8,1)

Bước 2: Nhấn Enter để áp dụng công thức.

Lúc này bạn Nguyễn Thị Thu Hoài sẽ được xếp hạng 1 với 5 điểm mà không còn là hạng 7 như trên nữa.

Nhấn Enter để áp dụng công thức

Bước 3: Để hiển thị kết quả cho các ô còn lại bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới ô chứa kết quả trên cho xuất hiện dấu cộng > Kéo xuống dưới là xong.

Lúc này các dữ liệu sẽ được xếp từ thấp lên cao với số thấp nhất sẽ là hạng 1.

Bước 4: Và đây là kết quả.

Kết quả xếp hạng

Những lưu ý khi sử dụng hàm Rank trong phần mềm Excel

Khi sử dụng hàm Rank, việc hiểu rõ một số nét đặc trưng và lưu ý sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai sót và tận dụng tối đa khả năng của hàm này. Dưới đây là một số điểm quan trọng mà người sử dụng nên biết.

1. Cách xử lý khi có dữ liệu trùng lặp

Khi hai giá trị hoặc nhiều hơn trùng nhau, hàm Rank sẽ cho cùng một xếp hạng cho tất cả các giá trị đó. Ví dụ, nếu có ba số 90 trong dãy số, tất cả ba số đó sẽ nhận được xếp hạng 1 (nếu bạn xếp hạng từ cao đến thấp).

Khi có dữ liệu trùng lặp, xếp hạng tiếp theo sẽ bỏ qua một số hạng tương ứng với số giá trị trùng nhau. Ví dụ: Nếu ba số 90 đều xếp hạng 1, số tiếp theo chỉ có thể nhận xếp hạng 4.

2. Những trường hợp thường gặp mà hàm Rank trong Excel không hoạt động như mong đợi

Dữ liệu không đồng nhất: Để hàm Rank hoạt động chính xác, tất cả dữ liệu trong dãy cần phải có cùng kiểu (số hoặc văn bản). Nếu dãy số của bạn có chứa các giá trị không hợp lệ như văn bản hoặc giá trị trống, hàm Rank có thể trả về kết quả sai.

Sắp xếp dữ liệu: Đôi khi, người dùng quên xác định tham số sắp xếp (tăng dần hay giảm dần). Điều này có thể dẫn đến việc xếp hạng không như mong đợi.

Dùng hàm RANK.EQ và RANK.AVG: Trong các phiên bản Excel mới, hàm Rank đã được thay thế bởi hai hàm RANK.EQ và RANK.AVG. Điều này có thể gây nhầm lẫn cho người mới sử dụng.

Hàm Rank liên quan và mở rộng trong Excel

Trong quá trình phát triển và cải tiến, Microsoft Excel đã giới thiệu một số hàm liên quan đến việc xếp hạng. Hai trong số những hàm đó là RANK.AVG và RANK.EQ. Mỗi hàm Rank trong Excel có những đặc điểm và ứng dụng riêng biệt, và việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng sẽ giúp bạn sử dụng chúng một cách hiệu quả.

Giới thiệu hàm RANK.AVG và RANK.EQ

Hàm RANK.AVG: Hàm này sẽ trả về xếp hạng trung bình của một số trong một dãy số. Điều này đặc biệt hữu ích khi có nhiều giá trị giống nhau trong dãy. Thay vì gán cùng một xếp hạng cho tất cả, hàm RANK.AVG sẽ tính toán xếp hạng trung bình.

Ví dụ: Nếu trong một dãy có ba giá trị 90, thay vì gán xếp hạng 1 cho tất cả, hàm RANK.AVG sẽ gán xếp hạng 2 cho tất cả (tức là (1+2+3)/3).

Hàm RANK.EQ: Đây là phiên bản cải tiến của hàm Rank truyền thống. Nó sẽ trả về xếp hạng của một số trong một dãy số. Khi có nhiều giá trị giống nhau, hàm RANK.EQ sẽ gán cùng một xếp hạng cho tất cả.

Ví dụ: Sử dụng dãy số trên với ba giá trị 90, hàm RANK.EQ sẽ gán xếp hạng 1 cho tất cả ba giá trị.

So sánh sự khác biệt giữa hàm Rank trong Excel

Xử lý giá trị trùng lặp: Như đã mô tả ở trên, khi gặp giá trị trùng lặp:

• RANK.AVG sẽ tính toán xếp hạng trung bình
• RANK.EQ sẽ gán cùng một xếp hạng cho tất cả giá trị đó.

Ứng dụng: Trong những trường hợp bạn muốn xếp hạng dựa trên giá trị đơn giản và trực tiếp, RANK.EQ sẽ là lựa chọn tốt. Ngược lại, khi bạn muốn phản ánh một cái nhìn công bằng và trung thực hơn với những giá trị trùng lặp, RANK.AVG sẽ được ưu tiên.

Để tối ưu hiệu suất làm việc và đảm bảo tính chính xác khi sử dụng Excel, việc hiểu rõ và biết cách sử dụng phù hợp các hàm xếp hạng là vô cùng quan trọng.

Trả lời tóm gọn một số câu hỏi

1. Làm thế nào để sử dụng hàm Rank trong Excel?

Để sử dụng hàm Rank, bạn nhập công thức =RANK(number,ref,[order]) vào một ô trống. Trong đó:

• “number” là giá trị cần xếp hạng.
• “ref” là danh sách giá trị cần so sánh.
• “[order]” là tùy chọn xếp hạng tăng dần (đặt là 1) hoặc giảm dần (đặt là 0 hoặc bỏ trống).

2. Khi nào nên sử dụng RANK.AVG so với RANK.EQ?

• Nếu bạn muốn xếp hạng các giá trị trùng lặp mà không bỏ sót thứ hạng nào (ví dụ, xếp hạng 1, 2, 2, 4 thay vì 1, 2, 2, 3), hãy sử dụng RANK.EQ.
• Nếu bạn muốn xếp hạng trung bình cho các giá trị trùng lặp (ví dụ, xếp hạng 1, 2.5, 2.5, 4), hãy sử dụng RANK.AVG.

3. Làm sao để xử lý trường hợp có dữ liệu trùng lặp khi xếp hạng?

Nếu bạn gặp phải dữ liệu trùng lặp và muốn mỗi giá trị đều có một thứ hạng riêng biệt, bạn có thể sử dụng các hàm khác như RANK.EQ hoặc RANK.AVG, tùy thuộc vào yêu cầu của bạn.

Trên đây là những bước cơ bản để thực hiện hàm Rank trên Excel mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn biết cách sử dụng hàm Rank trong Excel một cách hiệu quả nhất. Tất nhiên, bạn sẽ cần thực hành nhiều lần để làm quen cũng như áp dụng hàm Rank hiệu quả hơn trong các trường hợp khác nhau. Đừng quên truy cập vào trang tin tức       của VITC để tham khảo thêm các mẹo và thủ thuật khác liên quan đến Excel nhé!

Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm bài một số bài:

Hàm Upper trong Excel: Chuyển chữ thành chữ in hoa nhanh chóng

Cách sửa lỗi công thức trong Excel không thực hiện được phép tính