Cơ bản về Microsoft Excel cho người mới

        Cơ bản về Microsoft Excel sau đây Trung tâm Tin học sẽ giúp các bạn tìm hiểu về khởi động Excel, các thành phần của màn hình, giới thiệu về Ribbon, giới thiệu về Backstage View, di chuyển trong Excel, nhập dữ liệu, làm việc với cột và hàng, định dạng bảng tính,...

        1. Khởi động Excel

        Để khởi động Excel, chọn lệnh Start/All Programs/Microsoft Office/Microsoft Excel hoặc nháy đúp chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình desktop. Màn hình làm việc của Excel sẽ mở ra như hình 1.1.

Hình 1.1. Màn hình làm việc của Excel

        2. Các thành phần của màn hình

        Bảng tính trong Excel được gọi là Worksheet, hay Sheet (trang tính). Các hàng của bảng được đánh số thứ tự (1, 2, 3...) và các cột của bảng được đánh thử tự bằng các chữ cái (A, B, C,.. Phía trên của Worksheet là thanh Ribbon, chứa tập hợp các lệnh được dùng phổ biến nhất trong Excel. Các thành phần của màn hình làm việc này được giải thích chi tiết ở các mục sau đó.

Hình 2.1 Mô tả tổng quan màn hình làm việc của Excel 2010

        Thanh tiêu đề: Nằm ở trên cùng của màn hình làm việc bao gồm tên ứng dụng và tên tệp tin. Mặc định khi mở ra sẽ có tên là Book 1 - Microsoft Excel, tiếp theo là Book 2,...

        Ô hiện thời: Là ô hiện đang được lựa chọn để làm việc. Ô này sẽ có một bao viền đậm xung quanh.

        Ô địa chỉ: Hiển thị địa chỉ của ô hiện thời. Địa chỉ ô: Mỗi ô trong Excel đều được đánh địa chỉ. Địa chỉ ô là tên cột và tên hàng. Ví dụ: ô A1 là ô dầu tiên được xác định là ô hiện thời khi Excel được mở ra.

        Nút chèn hàm: Dùng để mở hộp thoại Hàm (Function).

        Thanh công thức: Hiển thị nội dung của ô (giá trị, công thức nhập vào trong ô).

        Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc.

        Các tab Sheet: Mặc định một tệp tin Excel mở ra sẽ có worksheets (gọi tắt là sheet). Bạn có thể xoá bớt các sheet không cần thiết, hoặc thêm vào các sheet mới, đổi tên, sao chép, di chuyển các sheet này.

        3. Giới thiệu về Ribbon

        Thanh Ribbon, tiếng Việt có nghĩa là “dải ruy băng” (có thể đọc là “dải lệnh” hoặc giữ nguyên là “ribbon”). Ribbon là một khái niệm mới bắt đầu xuất hiện từ phiên bản Microsoft Office 2007, với mục đích “phơi” ra những lệnh được dùng thường xuyên nhất, thay vì đề ẩn trong các menu (thực đơn) và các tools (các thanh công cụ) ở trong các phiên bản trước đó mà đại diện là Microsoft Office 2003. Các thành phần của giao diện Ribbon trong hình 3.1 sẽ được giới thiệu chi tiết ngay bên dưới hình.

Hình 3.1: Ribbon

        Thanh công cụ Quick Access: Cung cấp các chức năng cơ bản để làm việc với tệp tin. Mặc định nó sẽ có 3 chức năng: Save, Undo và Redo. Tuy nhiên, có thể nháy chuột vào nút tuỳ biến thanh công cụ Quick Access để lựa chọn nhiều lệnh hơn trong danh sách thả xuống.

Hình 3.2: Tuỳ biến thanh công cụ Quick Access

        Ẩn/hiện Ribbon: Nháy chuột vào nút này để tắt toàn bộ các Tabs trên Ribbon và nháy chuột lại vào nút đó một lần nữa để hiên thị lại.

 Hình 3.3: Ẩn/hiện Ribbon

        4. Giới thiệu về Backstage View

        Backstage View chứa các lệnh để làm việc với tệp bảng tính như đóng tệp, mở tệp, ghi tệp, ghi tệp với tên mới, quản lí phiên bản. gán quyền truy cập và chia sẻ, quay trở lại với tệp đang làm việc,... Để mở Backstage View, chọn tab File trên Ribbon, kết quả thu được như hình 4.1 Trong hình này:

Hình 4.1: Backstage View

• Info : tùy chọn này hiển thị thông tin về bảng đã mở.
• New: tùy chọn này được sử dụng để mở một trang tính mới.
• Open: tùy chọn này được sử dụng để mở một bảng excel hiện có.
• Save: nếu một trang tính hiện có được mở, nó sẽ được lưu nguyên trạng, nếu không nó sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu nhập tên trang tính.
• Save As: một hộp thoại sẽ được hiển thị yêu cầu tên trang tính và loại trang tính. Theo mặc định, nó sẽ lưu ở định dạng trang tính với phần mở rộng .xlsx.
• Print: tùy chọn này được sử dụng để in một trang tính đã mở.
• Share: tùy chọn này được sử dụng để chia sẻ trang tính đã mở.
• Export: tùy chọn này được sử dụng để xuất trang tính sang định dạng khác như PDF.
• Close: tùy chọn này được sử dụng để đóng một trang tính đã mở.
• Home: tùy chọn này hiển thị chức năng mở một trang tính mới và các trang tính được mở gần đây.
• Close: sử dụng tùy chọn này để đóng trang tính và thoát.
• Account: tùy chọn này để xem các thông tin cá nhân của tài khoản đăng ký Office và phiên bản Office đang cài trên máy tính của bạn, bạn cũng có thể thay đổi các thông tin cá nhân như thay đổi ảnh đại diện.
• Options: sử dụng tùy chọn này để đặt các tùy chọn khác nhau.

        5. Di chuyển trong Excel

        Mỗi Worksheet trong Excel có hơn 17 tỉ ô. Để di chuyển giữa các ô có thể sử dụng một trong ba cách: dùng chuột, dùng bàn phím hoặc dùng Ribbon.

Bảng 5.1. Di chuyển bằng bàn phím trong Excel

        Nháy chuột vào ô nào sẽ biến ô đó thành ô hiện thời. Có thể sử dụng chuột để lựa chọn bất kì ô nào trên bảng tính. Sử dụng các thanh cuộn để có thể di chuyển nhanh hơn. Để di chuyển giữa các sheet, thực hiện bằng cách nháy chuột vào tên sheet. Một cách nữa để di chuyển bằng chuột là gõ địa chỉ ô cần chuyển đến vào ô địa chỉ rồi nhấn phím Enter. Hình 5.2 dưới đây minh hoạ ô hiện thời và ô địa chỉ.

Hình 5.2: Ô hiện thời và ô địa chỉ

        Qua bài viết trên Trung tâm Tin học mong rằng sẽ giúp cho bạn làm quen với Microsoft Excel một cách dễ dàng, nếu bạn quan tâm đến khóa học về Excel, Word hay PowerPoint thì hãy liên hệ với chúng tôi nhé.

💬 Inbox: m.me//vitc.vnua

📞 Hotline: 0388.312.226

📞 Hotline: 0961.174.239

🌎 Web: https://vitc.edu.vn/

📍 P306, Khu làm việc của các Khoa, Viện, TT - HVNNVN